Cuando importas desde China, uno de los errores más comunes es confiar solo en fotos, muestras o chats con el proveedor. En la práctica, eso casi siempre termina en malentendidos. La herramienta más importante para evitar estos problemas es la ficha técnica.

En este artículo te explicamos qué es una ficha técnica, qué debe incluir, cómo usarla con proveedores chinos y por qué es esencial para el control de calidad y la protección de tu negocio.

¿Qué es una ficha técnica?

La ficha técnica es un documento escrito que describe con precisión absoluta cómo debe ser un producto.
Es el “contrato técnico” entre tú y la fábrica.

No es un catálogo ni una descripción comercial. Es un documento operativo que define:

• Cómo debe fabricarse el producto

• Con qué materiales

• En qué tolerancias

• Bajo qué estándares

Si algo no está en la ficha técnica, la fábrica no tiene obligación de cumplirlo.

¿Por qué la ficha técnica es tan importante al importar desde China?

Porque elimina la ambigüedad.

Muchos importadores dicen:

“Pero yo se lo expliqué por WhatsApp”

Eso no sirve frente a:

• Errores de producción

• Disputas de calidad

• Inspecciones fallidas

• Reclamaciones posteriores

La ficha técnica es la base para:

• Cotizaciones correctas

• Producción consistente

• Inspección de calidad

• Resolución de conflictos

¿Qué debe incluir una ficha técnica completa?

Una ficha técnica profesional suele incluir los siguientes puntos:

1. Información general del producto

• Nombre del producto

• Código interno

• Uso previsto

• Mercado de destino

Esto ayuda a la fábrica a entender el contexto.

2. Materiales y composición

Debe especificarse claramente:

• Tipo de material

• Porcentaje (si aplica)

• Grado o estándar

• Alternativas permitidas o prohibidas

Ejemplo incorrecto: “plástico resistente”
Ejemplo correcto: “ABS grado industrial, sin material reciclado”

3. Medidas y tolerancias

Incluye:

• Dimensiones exactas

• Peso

• Tolerancia aceptable (+/-)

En China, si no defines tolerancias, la fábrica decide.

4. Colores y acabados

• Código Pantone o referencia exacta

• Tipo de acabado (mate, brillante, pulido)

• Textura superficial

“Similar al de la muestra” no es suficiente.

5. Funcionalidad y rendimiento

Define:

• Qué debe hacer el producto

• Qué no debe hacer

• Condiciones de uso

Esto es clave para productos funcionales o mecánicos.

6. Embalaje y etiquetado

Especifica:

• Tipo de empaque

• Material del packaging

• Idioma de etiquetas

• Código de barras

• Marcas obligatorias

Muchos problemas en aduana vienen de un embalaje mal definido.

7. Normativas y certificaciones

Indica:

• Certificaciones requeridas

• Normas del país de destino

• Responsabilidad de cumplimiento

Nunca asumas que el proveedor “ya sabe”.

8. Requisitos de calidad

Aquí se define:

• Nivel de calidad aceptable (AQL, si aplica)

• Defectos críticos, mayores y menores

• Criterios de rechazo

Esta sección es la base del control de calidad en fábrica.

Diferencia entre ficha técnica y muestra

La muestra no reemplaza la ficha técnica.

• La muestra es una referencia

• La ficha técnica es la regla

Sin ficha técnica, la fábrica puede fabricar algo “parecido”, pero no idéntico.

¿Cuándo se debe entregar la ficha técnica?

Idealmente:

1. Antes de pedir cotización final

2. Antes de confirmar el pedido

3. Antes de iniciar producción

Nunca después.

Errores comunes al usar fichas técnicas

Algunos errores frecuentes:

• Usar fichas genéricas

• Copiar fichas de otros productos

• No actualizar cambios

• No traducir al inglés o chino

• No adjuntarla al contrato

Una ficha técnica mal hecha es casi tan peligrosa como no tener ninguna.

Ficha técnica y control de calidad

Durante la inspección:

• El inspector compara el producto con la ficha técnica

• No con fotos

• No con promesas verbales

Si algo no coincide con la ficha técnica, el producto puede rechazarse legalmente.

¿Cómo puede ayudarte Chilatshop con la ficha técnica?

Chilatshop ayuda a:

• Redactar fichas técnicas claras y ejecutables

• Adaptarlas al lenguaje de fábrica china

• Validarlas antes de producción

• Usarlas como base para inspecciones

Esto reduce errores, costos ocultos y conflictos con proveedores.

Conclusión

La ficha técnica no es un trámite, es una herramienta estratégica.
Define calidad, protege tu inversión y profesionaliza tu importación.

Si importas desde China y no usas fichas técnicas, no estás controlando tu producto, solo estás esperando que todo salga bien.