¿Cuáles son las diferencias entre las facturas comerciales y las facturas proforma?

¿Cuáles son las diferencias entre las facturas comerciales y las facturas proforma?

 

¿Cuáles son las diferencias entre las facturas comerciales y las facturas proforma?

Si vas a incursionar en el rubro de las importaciones o tienes el deseo de desarrollar un proyecto en el cual estén involucrados estos procesos, debes comenzar a familiarizarte con algunos términos, como, por ejemplo, el de factura proforma.

De manera sencilla, lo que podemos decir, es que la factura proforma actúa de forma “similar” a un Presupuesto. La factura proforma, es un documento que emite el vendedor a su cliente con el fin de darle un estimativo de los costos por la transacción comercial que van a realizar.

¿Qué es una factura proforma? 

¿Qué es una factura proforma?

Cuando se establece el contacto con el proveedor para convenir las condiciones comerciales; este vendedor le enviará una factura previa llamada: Factura proforma. Este tipo de facturas actúa como una especie de presupuesto y su función está vinculado en la información de las condiciones de venta, precios, traslados y las generales de los costos estimativos.

La emisión de factura proforma, es un documento que no tiene validez, su emisión, es meramente para que el comprador pudiese hacer un cálculo previo de todos los costos que asumirá por el traslado y los derechos de importación.

Dicho esto, la factura proforma le da un panorama estimativo al cliente de saber sus costos, condiciones comerciales de la compra que va a realizar, precios, incoterms y peso de los productos.

 

Una vez que se haya aceptado “la proforma”, el proveedor emitirá la factura oficial que es la que realmente dispondrá de la validez y, en la que el comprador, deberá verificar que se asemeje a aquella factura preliminar llamada proforma.

¿Quiénes son los que necesitan emitir o recibir una factura proforma?

Como hemos mencionado, las facturas proforma carecen de absolutamente todo tipo de validez o de cuestiones legales. Por ende, no es obligatorio. Por ello es que ni su proveedor esta obligado a emitirlo ni usted como cliente está obligado a reclamarlo.

No obstante, los proveedores han tomado como una habitualidad la emisión de las facturas proformas; y, a pesar de la carencia de validez, estas facturas respetan un formato o modelo para dejar en claro algunas cuestiones contractuales básicas:

¿Quiénes son los que necesitan emitir o recibir una factura proforma?

  • Nombre del proveedor: Aquí el vendedor suministrará todos sus datos comerciales
  • Nombre del cliente: En este punto, como cualquier factura de ventas, este documento llevará todos los datos comerciales del cliente
  • Fecha de emisión del comprobante
  • El número de la factura proforma
  • Artículos: Información detallada de los productos o servicios a comprar o contratar. Además, debe las cantidades de los bienes y su peso específico
  • Precios: Cada producto debe tener detallado sus precios y los totales. Todo tipo de transacción internacional en donde aparezca “la importación”, se deben establecer en la moneda dólares exclusivamente
  • Impuestos: Este no es un dato indispensable, solamente se deberán completar las cargas impositivas en el caso que los compradores se los reclamen
  • Condiciones de pago: En este punto, por supuesto, las partes acuerdan cuál será la forma de pago y en que condiciones. 

La factura proforma es un documento sin validez ni obligaciones, pero de suma importancia para el comprador, ya que con este documento puede calcular costos y/o emitir ordenes de pagos anticipadas.

Por ello, este documento debe cumplir con toda la información puntillosa y de necesidad para el cliente. Los datos de una factura proforma podrían seguir con estos datos elementales:

  • Plazos de entrega
  • Deducciones
  • Validez de las ofertas
  • Moneda de facturación

¿Cuáles son los beneficios de usar una factura proforma?

Si bien y, no nos cansaremos de remarcarlo, la factura proforma carece de legalidad, si le aporta una gran serie de beneficios que, a continuación, le detallaremos:

  • Factura proforma/ factura negociable: La factura proforma que le emite el proveedor a su cliente contiene toda la información de los artículos, precios, y condiciones de venta. A raíz de ella, les da la posibilidad a los clientes de renegociar algunos precios o bien las condiciones de ventas preestablecidas.
  • Minimiza los riesgos que pudiesen existir entre los proveedores y clientes: La factura proforma le da la posibilidad de realizar un análisis exhaustivo de los montos, cantidades y modalidades. Cuando el cliente acepta estás condiciones, el proveedor le emitirá la factura oficial en la cuál es importante que se respeten las condiciones preestablecidas en la proforma.

  • Podría servir como una carta aval: La factura proforma podría servirles como una carta aval en las entidades financieras en los casos que se requiera de la solicitud de un préstamo o crédito.
  • Potestad para el cliente: La emisión de la factura proforma no significa ningún acuerdo comercial. Por ende, el cliente, no tiene la necesidad en caso de no acordar algún punto con el proveedor de pagar ninguna cláusula de anulación de la factura proforma.

Entonces: ¿En qué se diferencian una factura proforma de una factura comercial?

Las diferencias que tienen estos tipos de facturas es solamente el nombre: “proforma” u “oficial”. Desde lo estético y lo informativo es exactamente igual. Sin embargo, ese nombre del título que lo diferencian, esa simple palabra, es la que le aporta a una de ellas el carácter de curso legal. 

Las facturas proformas tienen como propósito cautivar al cliente para que finalmente acepte la propuesta comercial.

Emitida la factura comercial y aceptada por el cliente, se puede proceder a la firma del contrato. Siempre es importante que la factura oficial, respete los acuerdos que se hayan emitido en la factura proforma.

Resumiendo

Un proveedor puede emitir estas facturas proformas con el propósito de otorgarle a sus clientes los estimativos de los costos de la importación que quiere realizar.

Estas facturas proformas, no tienen ningún tipo de carácter legal, sin embargo, podría servirles en algunas ocasiones para realizar trámites formales en donde se sustente, por ejemplo, la necesidad de un crédito financiero.

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