Antes de iniciar cualquier operación de comercio internacional，todo importador debe preparar una serie de documentos esenciales. Estos archivos no solo garantizan un despacho aduanero sin problemas, sino que también evitan retrasos, costos adicionales y mercancía retenida en puerto.

 

Para los principiantes, los documentos más comunes incluyen PI (Proforma Invoice), Packing List, Commercial Invoice, y dependiendo del país, también Certificado de Origen, Conocimiento de Embarque, Póliza de Seguro, entre otros.

Este artículo resume todo lo que necesitas saber sobre los documentos previos a la importación y cómo evitar errores comunes.

 

1. PI (Proforma Invoice) — Documento clave para negociar y confirmar el pedido

 

La PI es una factura preliminar emitida por el proveedor antes de producir o embarcar la mercancía.

No es un comprobante legal de pago, pero contiene información fundamental:

 

Nombre, modelo y descripción del producto

 

Cantidad y precio unitario

 

Importe total

 

Incoterms (FOB, CIF, etc.)

 

Forma de pago

 

Tiempo estimado de producción y despacho

 

El importador debe confirmar cada detalle de la PI antes de realizar cualquier pago, garantizando que la producción y el envío coincidan con lo acordado.

 

2. Packing List — Documento indispensable para el despacho aduanero

 

El Packing List es absolutamente crucial en la logística internacional, ya que detalla la información física del embarque:

 

Cantidad por caja

 

Peso neto y bruto

 

Dimensiones de cada bulto

 

Numeración de cajas (para inspección aduanera)

 

Las aduanas suelen verificar la mercancía basándose en este documento.

Si hay diferencias entre la carga real y el Packing List, pueden surgir retrasos, inspecciones adicionales o incluso multas.

 

 

3. Commercial Invoice — Base principal para calcular impuestos de importación

 

La factura comercial es el documento oficial que la aduana utiliza para determinar aranceles e impuestos.

Contiene datos similares a la PI, pero debe ser precisa en todos los aspectos:

 

Descripción del producto y HS Code

 

Precio unitario y total

 

Incoterms

 

Datos completos del proveedor

 

Datos del comprador

 

Errores en HS Code, discrepancias de precios o descripciones incompletas pueden causar problemas en el despacho, recálculos de tributos o auditorías aduaneras.

 

4. Otros documentos comunes en una importación

 

Certificado de Origen (CO)：Requerido por varios países para obtener preferencias arancelarias o demostrar el origen de la mercancía.

 

Conocimiento de Embarque (B/L)：Documento clave para retirar la mercancía en destino; puede ser original o telex release.

 

Póliza de Seguro（bajo términos CIF）：Para reclamos en caso de daños.

 

Certificados de conformidad（CE, FDA, MSDS, etc.）：Dependiendo del tipo de producto y los requisitos del país.

 

5. Errores comunes de principiantes y cómo evitarlos

 

Utilizar un HS Code incorrecto puede generar recargos o sanciones.

 

El Packing List debe coincidir exactamente con la mercancía real.

 

PI, Comercial Invoice y Packing List deben ser coherentes entre sí.

 

Revisar cuidadosamente los datos del Conocimiento de Embarque para evitar problemas al retirar la carga.

 

 

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