Uno de los principales motivos por los que una importación se retrasa, se encarece o incluso queda retenida en aduana no tiene que ver con el producto, sino con la documentación.
Muchos importadores novatos subestiman este punto y asumen que “el proveedor se encarga de todo”, lo cual casi nunca es cierto.

En esta guía te explicamos qué documentos son necesarios para importar desde China, para qué sirve cada uno, quién los emite y qué errores debes evitar, especialmente si importas hacia Latinoamérica.

 

¿Por qué la documentación es tan importante al importar desde China?

 

La aduana no ve productos, ve papeles.
Si los documentos no coinciden entre sí, aunque la mercancía sea correcta, el envío puede quedar bloqueado.

Una documentación mal hecha puede provocar:

• Retención en aduana

• Multas o recargos

• Inspecciones adicionales

• Pérdida de tiempo y dinero

Por eso, entender los documentos básicos es clave antes de enviar cualquier pedido.

 

Factura comercial (Commercial Invoice)

 

Es el documento principal de la importación.

Incluye:

• Datos del vendedor y comprador

• Descripción del producto

• Cantidad

• Precio unitario y total

• Incoterm

• País de origen

Errores comunes:

• Descripciones vagas

• Valores incoherentes

• Datos que no coinciden con otros documentos

La factura comercial debe reflejar exactamente lo que se envía.

 

Lista de empaque (Packing List)

 

Este documento detalla cómo va organizada la carga.

Incluye:

• Número de cajas

• Peso bruto y neto

• Dimensiones

• Contenido por caja

La aduana y la naviera lo usan para verificar la mercancía físicamente.
Si no coincide con la realidad, puede generar inspecciones.

 

Conocimiento de embarque (Bill of Lading o BL)

 

Es el documento de transporte.

Funciona como:

• Comprobante de envío

• Contrato de transporte

• Título de la mercancía

Puede ser:

• BL original

• Telex release

• Sea waybill

Elegir mal el tipo de BL puede retrasar la liberación de la carga en destino.

 

Certificado de origen

 

Indica el país donde fue fabricado el producto.

Es importante porque:

• Determina aranceles

• Aplica acuerdos comerciales

• Puede ser exigido por la aduana

No todos los productos lo requieren, pero cuando es obligatorio, no tenerlo puede bloquear la importación.

 

HS Code (Código arancelario)

 

No es exactamente un documento, pero aparece en todos.

Define:

• El tipo de producto

• El arancel a pagar

• Requisitos especiales

Un HS Code incorrecto puede generar:

• Pago de impuestos erróneos

• Multas

• Rectificaciones costosas

Nunca lo copies “porque otro proveedor lo usa”.

 

 

Certificados y documentos especiales

 

Dependiendo del producto y del país, pueden exigirse:

• Certificados sanitarios

• Certificados de calidad

• Fichas técnicas

• Certificados de conformidad

Esto es muy común en:

• Productos eléctricos

• Alimentos

• Cosméticos

• Juguetes

• Productos infantiles

Aquí es donde muchos importadores fallan por desconocimiento.

 

¿Quién prepara estos documentos?

 

Generalmente:

• El proveedor emite factura y packing list

• La naviera emite el BL

• El certificado de origen puede gestionarlo el proveedor o un agente

• El importador es responsable final ante aduana

Aunque no prepares los documentos, eres responsable de que estén correctos.

 

Errores comunes al importar desde China

 

Algunos de los errores más frecuentes:

• No revisar documentos antes del envío

• Confiar ciegamente en el proveedor

• Usar valores irreales

• No alinear factura, packing y BL

• No consultar requisitos del país destino

Estos errores suelen aparecer en la primera importación.

 

¿Cuándo revisar la documentación?

 

Idealmente:

• Antes de pagar el saldo final

• Antes de embarcar

• Antes de que el BL sea emitido

Corregir errores después del envío es mucho más caro.

 

¿Cómo ayuda Chilatshop con la documentación?

 

Chilatshop apoya a los importadores:

• Revisando documentos antes del envío

• Coordinando con proveedores y navieras

• Asegurando coherencia entre todos los papeles

• Anticipando requisitos del país de destino

Esto reduce riesgos y evita sorpresas en aduana.

 

Conclusión

 

Importar desde China no es solo comprar y enviar.
La documentación es una parte crítica del proceso y debe tratarse con la misma seriedad que el producto.

Un importador informado controla sus documentos; uno inexperto paga los errores.